DIGITALIZACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS

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PROCESO DE DIGITALIZACION O ESCANEO DE LA DOCUMENTACION

      La digitalización es el proceso de conversión de cualquier tipo de documento físico en un archivo digital, mediante equipos especialmente diseñados para ellos denominados escáner.

      El proceso de digitalización se inicia con el expurgo o depuración de la documentación, consistente en la retirada de elementos de sujeción tales como clips, grapas, ... es decir todo lo que pueda ser un obstáculo para el paso por el escáner, siempre manteniendo el orden original. Una vez depurada la documentación pasarán por el escáner y obtendremos el archivo digital de la misma el cual podremos migrar a un gestor documental, enviar por correo, archiva, exportar, imprimir ….

      DESCRIPCION DEL PROCESO

      El proceso de digitalización de documentos, está basado en un flujo lógico de la documentación, controlado por etapas, balanceando los subprocesos y controlando los documentos en todas las fases del flujo documental, para permitir administrar el proceso de forma integral.

      Los equipos de digitalización con los que trabajamos, son equipos de última generación para el procesamiento masivo de documentos con el fin de garantizar un correcto tratamiento y cuidado de los documentos de nuestros clientes.

      Así mismo, para la generación de los índices existe un sistema de captura de la información soportado por la más avanzada tecnología y motores de reconocimiento de extracción de datos vía OCR,OMR, ICR ...     

EXPURGO

    Se retiran los elementos de sujeción tales como clips, grapas ... es decir todo lo que pueda ser un obstáculo para el paso por el escáner, siempre manteniendo el orden original.

DIGITALIZACIÓN

    En esta etapa se convierten los documentos de papel en un archivo digital en cualquiera de sus formatos JPG, BMP, TIFF, PDF ...

    Normalmente la entrada de la documentación en el flujo de trabajo es mediante digitalización, pero también podemos gestionar la entrada de la información mediante carpetas ( ficheros ya digitalizados por el cliente ), cuentas de correo ...

Otras consideraciones de entrada de la información :

    - La incorporación de la información puede realizarse desde varios puestos y estos pueden estar geográficamente distantes.

    - También puede realizarse desde puestos desatendidos o bien con la intervención de un usuario.

    Toda la entrada de la información lleva asociada su registro de entrada, fecha, hora, lote, usuario y todos los datos necesarios para reflejar la trazabilidad del mismo.